Sử dụng các mẫu Google Docs, Sheets, Slides và Forms, bạn có thể tạo các tệp được định dạng, chẳng hạn như kế hoạch dự án hoặc ngân sách. Bạn có thể sử dụng thư viện mẫu tiêu chuẩn và tạo một thư viện mẫu tùy chỉnh cho tổ chức của mình.

Bạn có thể quản lý các danh mục cho tổ chức thư viện mẫu của bạn hoặc tắt hoàn toàn thư viện tùy chỉnh của bạn. Với phiên bản G Suite Business, Education, Enterprise hoặc Drive Enterprise, bạn có thể yêu cầu quản trị viên phải phê duyệt hoặc tạo mẫu. Bất kể cài đặt, quản trị viên luôn có thể thêm và xóa mẫu.

Thay đổi cài đặt template

Bạn phải là quản trị viên với đặc quyền Drive và Docs để làm điều này.

1. Từ trang chủ Bảng điều khiển quản trị,Apps-> G Suite-> Settings for Drive and Docs-> Templates.

Để xem Apps, bạn có thể phải nhấp vào More controls ở phía dưới.

tương đương với đặc quyền quản trị viên Drive và Docs.

2. Chọn xem  enable custom templates for your organization. Nếu bạn bỏ chọn hộp này, người dùng có thể gửi hoặc sử dụng các mẫu tùy chỉnh, nhưng họ vẫn có thể sử dụng thư viện mẫu tiêu chuẩn.

3. (Tùy chọn) Cập nhật danh mục mẫu để giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy các mẫu có liên quan. Ví dụ: bạn có thể muốn các danh mục riêng biệt cho các nhóm tiếp thị, bán hàng và nhân sự của mình.

a. Để thêm một danh mục, Nhập tên danh mục và nhấp vào Thêm.

b. Để xóa một danh mục Nhóm Bỏ chọn hộp của danh mục.

Khi bạn xóa một danh mục, bạn sẽ thấy một tùy chọn để di chuyển các mẫu hiện có. Nếu bạn không chọn một thể loại mới, mẫu hiện tại xuất hiện trong bộ sưu tập là “phân loại”.

4. (Chỉ dành cho G Suite Business, Education, Enterprise, and Drive Enterprise ) Chọn người có thể gửi mẫu:

a. Mở– bất cứ ai trong tổ chức của bạn có thể thêm hoặc xóa các mẫu mà không cần phê duyệt.

b. Kiểm duyệt-Quản trị viên với “Docs Templates” đặc ân nhận được một email yêu cầu phải phê duyệt từng mẫu mới. Yêu cầu được đóng lại khi bất kỳ quản trị viên nào phản hồi. Mẫu đã được phê duyệt được thêm vào bộ sưu tập tùy chỉnh. Mẫu bị từ chối có thể được gửi lại.

c.Hạn chế- Chỉ quản trị viên với các đặc quyền của Docs Templates mới có thể gửi mẫu.

5. Click Save.

Bật mẫu với tiện ích bổ sung

Bạn có thể ghép các Docs, Sheets, Slides, và Forms templates với các tiện ích bổ sung được đề xuất. Tiện ích bổ sung là các công cụ của bên thứ ba hoạt động với các trình soạn thảo Docs. Ví dụ:

  • Mẫu hợp pháp có thể bao gồm tiện ích bổ sung cho chữ ký điện tử.
  • Mẫu kế hoạch dự án có thể bao gồm một tiện ích bổ sung để tạo biểu đồ dòng chảy và các sơ đồ phức tạp khác.

Khi người dùng tạo một tài liệu mới từ một mẫu, một thanh bên sẽ hiển thị bất kỳ tiện ích bổ sung nào được ghép nối. Thanh bên này giúp bạn dễ dàng tìm và cài đặt các công cụ phù hợp cho một nhiệm vụ.

Để cho phép các mẫu có tiện ích bổ sung trong tổ chức của bạn:

1. Kích hoạt tiện ích bổ sung cho Docs, Sheets, Slides, và Forms templates. Bạn có thể tùy chọn:

  • Cho phép tất cả các tiện ích bổ sung hoặc triển khai một bộ cụ thể.
  • Tạo một danh sách trắng các tiện ích bổ sung đáng tin cậy.

2. Nếu các mẫu được Kiểm duyệt trong tổ chức của bạn (xem bước 4 ở trên), hãy xem lại mọi tiện ích bổ sung trước khi bạn phê duyệt các mẫu. Liên kết đến các tiện ích bổ sung được ghép nối được bao gồm trong yêu cầu phê duyệt mẫu.

 

Drive and Docs

    Bài mới nhất